Gestionnaire administratif et financier du CFA

AgroParisTech, établissement d’enseignement supérieur et de recherche, conduit deux missions principales : la formation (ingénieurs, masters, docteurs et formation continue) et la production et diffusion de connaissances.

Affecté(e) au Centre de Formation des Apprentis, le ou la gestionnaire administratif et financier est placé(e) sous la responsabilité directe de la directrice du Centre de Formation des Apprentis.

Assurer la gestion administrative et financière des contrats d’apprentissage du CFA SEV sur 6 formations différentes pour 250 contrats d’apprentissage.

Gestion administrative des contrats d’apprentissage :

• Saisir les données nécessaires à la préparation des contrats dans Ypareo : données entreprises et contrôle des données jeunes ;
• Mettre en place les contrats d’apprentissage, les conventions de formation de chaque apprenti et les avenants aux contrats en utilisant le logiciel Ypareo ;
• Assurer le lien avec les employeurs des apprentis (ressources humaines) pour le suivi de l’enregistrement des contrats et répondre à leurs sollicitations ;
• Suivre l’enregistrement des contrats et assurer la transmission d’informations auprès des organismes partenaires : OPCO, France Compétences, CNFPT, Direccte, etc. et
• Établir les conventions de mobilité internationale des apprentis et les déposer sur les plateformes des OPCO.  

Gestion financière des contrats d’apprentissage :

• Suivre les accords de financements des OPCO pour les frais pédagogiques et annexes et solutionner les problèmes rencontrés ; identifier les leviers et process ;
• Établir et adresser les factures aux opérateurs de compétence et les documents afférents (certificats de réalisation, conventions de mobilité…) ainsi qu’aux entreprises partenaires via Ypareo ;
• Établir les tableaux de bord qui vont permettre de suivre les différents sujets : enregistrements des contrats, accords de financements, état de la facturation frais pédagogiques et frais annexes ;
• Rendre compte à la direction du CFA de ces différents points et proposer des solutions ; être force de propositions dans l’amélioration des outils ;
• Préparer les états financiers par formation en collaboration avec la comptable du CFA (prestataire extérieur) pour suivre le règlement des factures.
• Relances des entreprises dans le cas de non-paiement de factures.
• Identifier et créer un réseau d’interlocuteurs chez les partenaires financiers, participer aux réunions d’informations des OPCO.

Administratif :

• Suivre les dossiers de demandes d’aides au permis des apprentis.
• Relever la boîte postale et boite mail du CFA,
• Gérer l’archivage des documents relatifs aux contrats d’apprentissage

Ponctuellement :

• Aspects logistiques : commander les fournitures nécessaires au fonctionnement du CFA et réceptionner les commandes,
• Participer à l’organisation de l’Assemblée générale du CFA en lien avec la direction du CFA
• Plus globalement, le (la) gestionnaire administratif et financier du CFA est l’interlocuteur privilégié des apprentis, des employeurs, et des interlocuteurs institutionnels du CFA (OPCO, France Compétence, Etc.) pour le suivi des contrats. Pour cela, la personne devra s’approprier le fonctionnement spécifique de chaque formation.
• Collaborations avec les autres membres du service notamment lors des temps forts du calendrier des formations : nouveaux contrats, rentrée des nouvelles promotions, et temps comptable : clôture de comptes.

Apprentis, ressources humaines des entreprises, interlocuteurs administratifs du CFA (OPCO, France Compétence,), direction de la formation, responsables de formations… et autres services d’AgroParisTech.